Pendokumentasian Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan langkah penting dalam memastikan kegiatan penjaminan mutu berjalan efektif dan terdokumentasi dengan baik di institusi pendidikan. Dokumen ini berfungsi sebagai panduan dalam mencatat, menyimpan, dan mengelola semua dokumen terkait implementasi SPMI agar memudahkan evaluasi dan perbaikan berkelanjutan.
Tujuan Dokumen ini bertujuan untuk memberikan panduan dalam:
- Mencatat dan menyimpan seluruh kegiatan yang terkait dengan implementasi SPMI.
- Memastikan setiap elemen penjaminan mutu terdokumentasi dengan baik.
- Menyediakan informasi yang jelas dan akurat mengenai implementasi SPMI bagi semua pihak terkait.
Ruang Lingkup Dokumen ini mencakup semua tahapan dan prosedur pendokumentasian mulai dari pembuatan kebijakan mutu, penyusunan manual dan standar mutu, hingga pelaporan hasil audit mutu dan penyimpanan dokumen.
Prosedur Pendokumentasian Implementasi SPMI
- Pembuatan Kebijakan Mutu
- Deskripsi: Menyusun kebijakan mutu yang mencakup visi, misi, tujuan, dan komitmen institusi terhadap mutu.
- Proses:
- Menyusun kebijakan mutu sesuai dengan visi dan misi institusi.
- Mendapatkan persetujuan dari Yayasan dan penetapan dari pimpinan tertinggi.
- Menyimpan dokumen kebijakan dalam format digital dan cetak.
- Mendistribusikan kebijakan kepada seluruh unit terkait.
- Dokumen Terkait: Kebijakan Mutu, Notulen Rapat, Lembar Pengesahan.
- Pembuatan Pedoman Siklus Penerapan PPEPP
- Deskripsi: Menyusun Pedoman Siklus Penerapan PPEPP sebagai panduan implementasi SPMI.
- Proses:
o Menyusun Pedoman Siklus Penerapan PPEPP yang berisi tujuan, cakupan, prosedur, dan struktur organisasi.
o Mendapatkan persetujuan dari Yayasan dan penetapan dari pimpinan tertinggi. o Menyimpan Pedoman Siklus Penerapan PPEPP dalam format digital dan cetak. • Dokumen Terkait: Pedoman Siklus Penerapan PPEPP, Lembar Pengesahan.
- Penyusunan Standar SPMI
- Deskripsi: Menyusun standar SPMI yang mencakup standar pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat, dan standar PT.
- Proses:
- Menyusun dan mendefinisikan setiap standar dengan indikator yang jelas.
- Mendapatkan persetujuan dari Yayasan dan penetapan dari pimpinan tertinggi.
- Menyimpan standar dalam sistem dokumentasi.
- Dokumen Terkait: Standar SPMI, Lembar Pengesahan.
- Pembuatan Standard Operating Prosedure (SOP)
- Deskripsi: Menyusun SOP yang mengatur pelaksanaan kegiatan untuk setiap standar mutu.
- Proses:
- Menyusun SOP dengan format yang jelas (judul, tujuan, ruang lingkup, langkah-langkah).
- Mendapatkan persetujuan dari pihak terkait.
- Menyimpan SOP dalam format digital dan cetak.
- Dokumen Terkait: SOP, Lembar Pengesahan.
- Pendokumentasian Implementasi dan Pelaksanaan
- Deskripsi: Mencatat bukti pelaksanaan sesuai dengan standar mutu.
- Proses:
- Menyusun laporan kegiatan dan mencatat daftar hadir.
- Menyimpan bukti-bukti pelaksanaan seperti laporan, foto kegiatan, atau hasil audit.
- Dokumen Terkait: Laporan Kegiatan, Bukti Kegiatan (Foto, Daftar Hadir, Laporan Hasil Audit).
- Monitoring dan Audit Mutu Internal
- Deskripsi: Melakukan monitoring dan audit mutu internal secara berkala.
- Proses:
- Menjadwalkan dan melaksanakan audit internal.
- Mencatat hasil audit, temuan, dan rekomendasi perbaikan dalam laporan audit.
- Mengarsipkan laporan audit dan rekomendasi perbaikan.
- Dokumen Terkait: Laporan Audit Internal, Notulen Rapat Tindak Lanjut.
- Dokumentasi Tindakan Perbaikan dan Peningkatan Berkelanjutan
- Deskripsi: Melakukan perbaikan berdasarkan hasil evaluasi dan audit.
- Proses:
- Mencatat tindakan korektif dan perbaikan.
- Menyimpan dokumen tindakan perbaikan dalam sistem dokumentasi.
- Dokumen Terkait: Rencana Perbaikan, Hasil Evaluasi, Laporan Tindak Lanjut.
- Pelaporan dan Penyimpanan Dokumen
- Deskripsi: Mengatur dan menyimpan seluruh dokumen SPMI dalam sistem arsip yang terorganisir.
- Proses:
- Menyimpan dokumen dalam bentuk digital dan fisik sesuai dengan kebijakan institusi.
- Menyediakan akses kepada pihak yang berwenang.
- Dokumen Terkait: Arsip Digital, Arsip Fisik, Sistem Manajemen Dokumen.
Tanggung Jawab Setiap unit atau bagian dalam institusi memiliki tanggung jawab untuk menyimpan dan mendokumentasikan setiap kegiatan yang dilakukan sesuai dengan standar mutu yang berlaku. Tim penjaminan mutu bertanggung jawab dalam:
- Mengawasi kelengkapan dokumen.
- Melakukan monitoring dan audit mutu internal berkala.
- Menyimpan dokumen dalam sistem arsip yang terpusat.
Pemeliharaan dan Pengelolaan Dokumen
- Penyimpanan: Semua dokumen disimpan di sistem manajemen dokumen atau arsip fisik yang aman dan mudah diakses.
- Pengendalian Akses: Hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses dokumen-dokumen tertentu yang bersifat rahasia.
- Pemeliharaan: Dilakukan pemeriksaan berkala untuk memastikan dokumen tidak rusak atau hilang.
- Pembaruan: Dokumen yang telah diperbarui akan disimpan sebagai versi terbaru, sementara versi lama diarsipkan.
Dokumen ini dibuat sebagai panduan bagi seluruh pihak terkait untuk menjalankan pendokumentasian SPMI dengan baik dan benar. Diharapkan dengan adanya tata cara pendokumentasian ini, institusi dapat mencapai peningkatan mutu yang berkelanjutan. Dokumen ini diharapkan membantu dalam penataan dan pengelolaan dokumen SPMI agar implementasi sistem mutu dapat berjalan efektif dan efisien.